Архив албан хэрэг хөтлөлтийн стандарт
Албан хэрэг хөтлөлтийн энэхүү зааюрын зорилго нь Улсын төр захиргаа болон аж ахуйн нэгж байгууллагын үйл ажиллагаанд үүсч хөтлөгдөж буй албан баримт бичгийн агуулга бүтэц хэв загварыг ижилтгэх баримт бичигтэй ажилах ажлын арга хэлбэрийг боловсронгуй болгох албан хэрэг хөтлөлтийн шатанд баримт бичгийн эмх цэгц,хадгалалт,ашиглалтыг сайжруулахад оршино.
Заавар нь мэдээлэл зөөгчийн төрлөөс үл хамааран баримт бичиг боловсруулах, стандартын дагуу зохиож бүрдүүлэх, бичиг хэрэгт хүлээн авах, бүртгэх, хянан шийдвэрлэх, ангилан төрөлжүүлэх, албан хэрэгт хадгалах, мэдээлэл лавлагаанд ашиглах зэрэг баримт бичигтэй ажиллах ажлын бүх хүрээг хамрана.
Байгууллага нь албан хэрэг хөтлөлтийн талаарх баримтлах бодлого, үйл ажиллагаагаа дотоод дүрэм журам болон холбогдох бусад эрх зүйн актын үндсэн дээр хэрэгжүүлнэ. Байгууллага бүрт албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан олон тооны ажилтан байна.
- Байгууллагат ирсэн баримт бичгийг хүлээн авах, ангилан,бүртгэх, холбогдох ажилтанд шилжүүлэх
- Явуулах бичиг баимтыг хүлээн авч, бүрдлийг шалгах, дугтуйлан, хаяглах, илгээх.
Баримт бичгээр тавьсан асуудлын шийдвэрлэлтийн явцад хяналт тавих, үр дүнг удирдлагад мэдээлэлж, шийдвэрлэх хугацаа хэтэрсэн бичиг баримт, өргөдөл гомдлын мэдээг тогтмол харах.
Баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд тавигдах шаардлага
Төр, захиргааны байгууллагын албан баримт бичшгийн стандартын дагуу хэвлэлийн аргааг бэлтгэсэн төрийн сүлд, соёмбо бүхий хэвлэмэл хуудсан дээр, аж ауйн нэгж компанийн албан баримт бичгийн бэлэгдэл тэмдэг лого бүхий хэвлэмэл хуудсан дур үйлдэнэ.
Байгууллагын захиргаа болон өөрөө бие даан тушаал,шийдвэр гаргах, албан бичгээр харилцах эрх бүхий зохион байгууллын нэгжүүд нь дараах төрлийн хэвлэмэл хуудсыг ашиглана. Үүнд:
- захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас
- удирдлагын тодорхой нэр төрлийн баримт бичиг хэвлэмэл хуудас
- албан бичгийн хэвлэмэл хуудас
Төрийн сүлд соёмбо бүхий хэвлэмэл хуудсыг стандартын шаардлагын дагуу бэлтгэнэ.
Баримт бичгийн хуудсыг цагаан буюу цайвар өнгийн цаасан дээр бэлтгэнэ. Баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд байршуулахдаа цаасны зүүн захаас 30мм, баруун захаас 15мм, дээд захаас 20мм, доод захаас 20 мм-ээс доошгүй байлгана.
Гадаадын байгууллагатай өргөн харилцаатай байгууллагууд албан бичгийн хэвлэмэл хуудсаа гадаад хэл дээр эсвэл 2 хэл дээр хэвлүүлж болно.
Байгууллагын нэр
Албан ёсны бүтэн нэрийг бичнэ. Мөн байгууллагын зохион байгуулалтын статус, өмчийн хэлыэрийг түүний нэрийн ард зааж өгнө. Дээд байгууллагын нэрийг бичих шаардлагатай бол түүнийг байгууллагын нэрийн дээр жижиг үсгээр бичнэ.
Байгууллагын хаяг
1.Шуудангийн хаяг
2.Улсын бүртгэлийн дугаар
3.Цахим шуудан и-мэйл хаяг
4.Гар утас факсын дугаар
Баримт бичгийн огноо
Араб тоогоор он сар өдөр гэсэн дараалалтай бичнэ. Он цаг өдрийн тоог цэгээр зааглан хоёр хос араб тоогоор харин оныг дөрвөн оронтой, сар өдрийг хос хоёр араб тоогоор тэмдэглэнэ.
Бичиг баримтын бүртгэлийн дугаар
Баримт бичгийн бүртгэлиын дугаар нь түүнийг бүртгэх үед олгосон тоо болон үсэгийн холимог индекс болно.Тухайн байгууллагын нэгжийн индекс болон бичиг баримтын бүртгэлийн дугаараас бүрдэнэ. Гол төлөв байгууллагад хүлээн авсан буюу гадагш явуулсан дарааллааар оны эхнээс нэгдсэн дугаар өгч бүртгэнэ. Огноо байхгүй бүртгэлийн дугаар аваагүй баримт бичгийг гадагш явуулахыг хориглоно.
Харилцагчийн нэр хаяг
Удирдах албан тушаалтан болон гадаадын байгууллагат илгээх бичигт “танаа”, “ноён”, “хатагтай” гэсэн үг хэрэглэнэ.
Баримт бичигт 4-өөс илүүгүй хаяг байна.Хэрэв үүнээс дээш байгууллагат баримт бичиг явуулах бол тэдгээрийн нэрсийн жагсаалтыг тусад нь үйлдэх ба баримт бичиг дээр зөвхөн тухайн харилцагчийн хаягийг бичнэ.
Батласан тэмдэглэл
Баримт бичгийг адбан тушаалтан баталж байгаа бол баталсан тухай тэмдэглээд “Батлав” гэсэн үг хэрэглэн түүний нэр албан тушаал гарын үсэг огноо зэргийг бичнэ.
“Батлав” гэсэн бичгийг эхний хуудасны баруун дээд өнцөгт тос үсгээр хамгийн урт мөрнөөс ижил зайтайгаар голлуулж бичнэ.
Удирдлагын заалт
Баримт бичиг дээр цохолтын хэлбэрээр бичих бөгөөд уг заалт ньхариуцан шийдвэрлэх ажилтны нэр, өгч байгаа үүргийн товч утга, хэрэгжүүлэх хугацаа, гарын үсэн, огноо гэсэн бүрдэлтэй. А4 албан бичгийн эхний хуудасны нүүрэн талд бичвэрийн дээд талын сул зайнд гараар бичих ба эсвэл тусгай саналыг хуудсан дээр үйлдэж болно. Нэг бичиг баримтанд 3-аас илүүгүй цохолт хийнэ.
Баримт бичгийн тэргүү
Агуулгынхаа товч агуулгыг илэрхийлсэн байвал зохино. Хажуугийн байрлалаар тавьсан тэмдэглэгэээнд багтаан бичнэ.захрамжлалын баримт бичгийн тэргүүг бүртгэлийн дугаарын дор голлуулан байрлуулж бичнэ. Гадаадад илгээх болон А5 албан бичгийн хуудсанд тэргүү бичихгүй.
Бичвэр
Бичгэн хэлбэрээр эсвэл хүснэгтэн хэлбэрээр бичнэ.
- Баримт бичгийн утга санааг зав илэрхийлсэн байх.
- Товч тодорхой ойлгомжтой байх.
- Үг үсгийн болон хэл найруулгын алдаагүй байх.
Баримт бичгийг шаардлагатай үед бүлэг, дэд бүлэг, зүйл, дэд зүйлд хуваан тоо буюу үсгээр дугаарлана. Бүлэг дэд бүлэг нь гарчигтай байж болох ба тэдгээрийн нэрийг хуудасны зүүн захаас зай авч эхний үсгийг томоор бичнэ. Хүснэгтэн хэлбэрээр бичих үед багануудын гарчигийн нэр үгээр илэрхийлж нэрлэхийн тимйн ялгалаар бичнэ. Гарын үсэг зурагдсан бичиг баримт дээр ямар нэгэн засвар хийхийг хориглоно.
Хавсралтын тухай мэдээлэл
Бичвэрийн төгсгөлд сул мөр орхиод дараах байдлаар бичнэ. Жишээ нь: Хавсралт 5 хуудастай 2 хувь.
Баримт бичигт хавсралтын тухай дурдаагүй бол хавсралтын нэр хуудасны тоо хичнээн хувь болохыг дурдах ба хэд аэдэн хавсралттай бол араб тоогоор тус бүрийг дугаарлана. Мөн тухайн баримт бичигт өөр хавсралт бүхий зүйлийг хавсаргасан бол энэ тухай:
Хавсралт: Төрийн өмчмйн хорооны 2008 оны 06 сарын 08-ны өдрийн №0365 тоот бичиг, хавсралтын хамт бүгд 9 хуудас.
Гарын үсэг
Гарын үсэг зурж буй хүний албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал орно. Албан тушаалыг хамгийн урт мөрөнд голлуулж бичнэ.
Албан тушаалын хэвлэмэл хуудсан дээр гарын үсэг зурж буй хүний албан тушаалын нэрийг бичихгүй.
Баримт бичигт хэд хэдэн хүн гарын үсэг зурах тохиолдолд тэдгээрийн нэрийг албан тушаалын зэрэг дэвийн дарааллын дагуу бичнэ.
Ижил албан тушаалын хэд хэдэн хүн гарын үсэг зурах тохиолдолд гарын үсгийг нэг мөрөнд байрлуулна.
Хэд хэдэн байгууллага хамтран боловсруулсан баримт бачигт гарын үсэн зурах тохиолдолд хэвлэмэл хуудас хэрэглэхгүй.