Анхан шатны баримт гэж ажил гүйлгээ гарсныг нртолж бичгээр бүрдүүлсэн болон бусад нотолгоог хэлнэ. Анхан шатны баримт гь нягтлан бодох бүртгэл хөтлөх, санхүүгийн тайлан, мэдээллийг үнэн зөв гаргах үндэслэл болно. Аж ахуйн нэжг байгууллага дотооддоо мөрдөх баримт маягтыг энэ зааварт нийцүүлнэ. Аж ахуйн нэгж байгууллага нь анхан шатны маягтуудыг нэгдсэн журмаар урьдчилан дугаарлана.
- Аж ахуйн нэгж байгууллагын удирдлага нягтлан бодогч нь үйлдвэрлэл үйлчилгээний шат дамжаа ауж ахуйн үйл ажиллагааны хүрээнд гарсан хөрөнгө эх үүсвэрийн хөдлөл, өөрчлөлт бүрийг анхан шатны баримтанд бичилт хийж бүрдүүлнэ.
- Анхан шатны баримтанд түүнийг үйлдсэн ,зөвшөөрсөн буюу шалгасан ажилтан гарын үсэг зурж тамга тэмдэг дарснаар уг баримт хүчин төгөлдөр болно.
- Анхан шатны баримтын бүрдэлт үнэн зөвийг түүнийг үйлдсэн зөвшөөрсөн шалган хүлээн авсан ажилтан харуцна.
Мөнгөн хөрөнгийн маягтыг нөхөх заавар
- Бэлэн мөнгөний орлого зарлагын баримт
Бэлэн мөнгөний гүйлгээ түүний хадгалалт хамгаалалт бүрэн бүтэн байдлыг хангах зорилгоор бэлэн мөнгөний орлого зарлагын баримтыг хөтөлнө. Байгууллагын удирдлагын шийдвэрийн дагуу хариуцсан нягтлан бодогч бэлэн мөнгөний орлого зарлагын баримтыг бичиж нэг ххоёхрдугаар гарын үсэг зурагдсаны дараа мөнгөний нярав зохих гүйлгээг хийнэ. Бэлэн мөнгөний орлогын баримтаар бэлэн мөнгийг тоолж хүлээн авч зарлагын баримтыг үндэслэн бэлэн мөнгийг хүлээлгэж өгнө. Эдгээр баримтуудыг 2 хувь үйлдэж мөнгө тушаагч эсвэл хүлээн авагч нарт 1 хувийг өгч холбогдох баримт бичгийн хамт 1 хувийг нярав хадгалан бэлэн мөнгөний тайланд бичилт хийх үндэслэл болгоно. Бэлэн мөнгөний орлого зарлагын баримтуудыг дагалдах баримт бичгийн хамт бэлэн мөнгөний тайлангийн 1 хувьтай хавсарган холбогдох нягтлан бодогчид тушаана. Бэлэн мөнгөний нярав тайлангийн 1 хувийг өөртөө хадгална.
- Бэлэн мөнгө олгохыг хүссэн өргөдөл
Бэлэн мөнгө авах хүмүүс бэлэн мөнгө олгохыг хүссэн өргөдийн суултын дагуу 1 хувь нөхөн бичиж гарын үсгээ зурсны дараа дарга ерөнхий нягтлөн бодогчоор цохуулж гарын үсэг зуруулан өэлэн мөнгөний зарлагын баримт хавсаргахаар хариуцсан нягтлан бодогчид өгч няраваас мөнгө өвч баримтын 1 хувийг няравт үлдээнэ
- Бэлэн мөнгөн гүйлгээний тайлан
Мөнгөний нярав орлого зарлагын баримтууд мөнгө олгохыг хүссэн өрөгөдөл зэргийг үндэслэл баримт тус бүрээр өдөр бүр бэлэн мөнгөн гүйлгээний тайланг 2 хувь үйлдэн 1 хувийг холбогдох баримтуудын хамт нягтлан бодогчид тушааж үлдэх хувийг өөртөө үлдээнэ. Нягтлан бодогч бэлэн мөнгөн шщгүйлгээний тайлангийн хуудсыг нь хосоор ижил дугаарлаж няравт өгөх ба тэрхүү дугаарын тоо санхүүгийн жилд тасралтгүй мөрдөгдөж байна.
- Бэлэн мөнгөний тооллогын баталгаа
Мөнгөн хөрөнгийн нярав ажил хүлээлцэхэд тайланг хугацааны эцэст болон гэнэтийн тооллого хийхэд бэлэн мөнгөний үлдэгдлийг дэвсгэрт буюу валютын төрөл бүрээр тоолж бэлэн мөнгөний тооллогын баталгааг 2 хувь үйлдэнэ. Хариуцсан нягтлан бодогч нь тооллогын комиссоос үйлдсэн бэлэн мөнгөний тооллогын баталгааны 1 хувийг үндэслэн мөнгөн хөрөнгийн наяравын тооцоог бодно.
1.Баримт, баримтжуулалт,түүний ангилал
Нягтлан бодох бүртгэлийн онцлог нь аливаа ажил гүйлгээ, үйл явцыг баримтаар илэрхийлэхэд оршдог.
Манай улсын НББ-ийн тухай хуулинд зааснаар “Анхан шатны баримт” гэж ажил гүйлгээ гарсныг нотолж, бүрдүүлсэн болон бусад нотолгоог хэлнэ.
НББ хөтлөх эхний үе шат нь анхан шатны баримт үйлдхээс эхэлдэг. Баримт нь нэг талаас холбогдох албан тушаалтан, эрх бүхий хүмүүс тухайн ажил гүйлгээг явуулахыг зөвшөөрсөн, бичгээр үйлдэгдсэн эрх зүйн акт, нөгөө талаас ажил гүйлгээ явагдаж өнгөрснийг гэрчилж нотлох, албан ёсны баталгаа бичиг юм. Ажил гүйлгээний баримтанд тусгах үйл ажиллагааг баримтжуулт гэнэ. Баримтжуулалт нь аж ахуйн нэгж байгууллагын үйл ажиллагааг илэрхийлэгдэх бүхий л ажил гүйлгээг харуулж байдаг төдийгүй, тэдгээрийг НББ-ийн дансанд тусгах үндэслэл болдог бүртгэлийн нэг арга юм.
Баримтжуулалтын үндсэн зорилго нь явагдаж буй ажил гүйлгээг цаг тухай бүрт нь хянах, түүний үнэн зөв, бодитой, зүй зохистой эсэхийг тодорхойлоход чиглэгддэг. Иймээс баримт нь аж ахуй нэгж байгууллагын үйл ажиллагааг хөтлөн явуулах, зохион байгуулах , удирдахад практик ач холбогдолтой юм. Аж ахуй нэгж багууллагын хөрөнгийн нэмэгдэх, хорогдох өөрчлөлтийг данс бүртгэлд тусгах үнлэслэл болохын хувьд баримтыг орлогын ба зарлаын гэж ангилж болно. Анхан шатны баримтын зарим маягтыг улс даяар нэг загвараар хэвлүүлснээр нэгдсэн журмаар ангилдаг байж болохоос гадна аж ахуй нэгж байгууллага бүр өөрийнхөө үйл ажиллагааны онцлогт тохирсон маягтын загвар гаргаж компанийхаа бэлэгдэл тэмдэгтэйгээр хэвлэснээр хэрэглэж болдог.
Хөрөнгийн бүлэг, хэсэг тус бүрт хөтлөгдөх баримт нь агуулга, хэлбэр, зориулалтын хувьд өөр өөр байдаг. Одоогоор мөрдөгдөж байгаа “Өмчийн бүх хэлбэрийн аж ахуйн нэгж багууллагад нийтлэг хэрэглэгдэх анхан шатны бүртгэлийн маягтыг нөхөх заавар”-т заасан болон бүртгэлийн практикт хэрэглэгдэж байгаа баримтуудаас товчлон дурьдвал: НББ-ийн баримтыг агуулга, зориулалт болон бүртгэлийн мэдээлэл боловсруулалтанд гүйцэтгэх үүргийн хувьд тушаах утгатай буюу зөвшөөрлийн, гүйцэтгэлийн, нягтлан бодох бүртгэлийн боловсруулалтын, хосолсон баримт гэж тус тус ангилна.
Зөвшөөрлийн баримт нь эрх бүхий албан тушаалтнаас ажил гүйлгээ явуулахыг зөвшөөрч, тушаал шийдвэрийн хэлбэрээр гарагсан баримтууд юм. Зөвшөөрлийн баримтанд аж ахуйн нэгж байгууллагын дарга (захирал)-ын тушаал, мөнгө захиран зарцуулах, хүлээн авах эрх бүхий хүмүүст олгосон итгэмжлэл, дээд шатны байгууллагаас гаргасан тогтоол шийдвэр зэрэг баримтууд багтана.
Гүйцэтгэлийн баримт нь ажил гүйлгээ явагдсан цаг тухай бүрт хөтлөгдөх бөгөөд ийм төрлийн баримтанд мөнгөн орлого зарлагын баримт, бараа материалаарх хөрөнгийн орлогын болон зарлагын баримт зэрэг ажил гүйлгээ гарсаныг нотлох баримтууд орно.
Гүйцэтгэлийн баримт нь хэв загварын хувьд ялгаатай байх ба хуудас, карт дэвтэр маягт гэж ангилж болно.
Баримтанд тусгах ажил гүйлгээний багтаамжаас хамааруулан дэвтрийг нэг хуудас юм уу түүнээс их бага хэмжээтэй маягтанд ажил гүйлгээг тусгаж болно. Үүнийг хуудас маягт гэж нэрлэх бөгөөд үүнд бараа материалаарх хөрөнгийн шаардах хуудас, бэлэн мөнгө олгохыг хүссэн өргөдөл, хөрөнгийн тооллогын бүртгэл зэрэг маягтууд орно.
Карт маягт нь баримтыг урт хугацаанд хадгалах зорилгоор хатуу кардон эсвэл зузаан цаасаар хэвлэсэн маягт юм. Тухайлбал: үндсэн хөрөнгийн техникийн паспорт , ажиллагч тус бүрийн нэрээрх цалингийн карт, төрөл бүрийн чек, төлбөр тооцооны карт зэргийг нэрлэж болно.
Дэвтэр маягтуудыг дэвтэрлэн үдэж, хавтаслах хэлбэрээр бэлтгэсэн бараа материалаарх хөрөнгийн агуулахын бүртгэл, бэлэн мөнгөн гүйлгээний тайлан, бараа материалын тайлан, тооллогын бүртгэл гэх зэрэг маягтууд орно.
НББ-ийн боловсруулалтын баримтыг зөвшөөрлийн болон гүйцэтгэлийн баримтуудыг үндэслэн бүртгэлийн ажилтнууд боловсруулж хөтөлдөг.Тайлант үед гарсан ажил гүйлгээг анхны баримтууд үндэслэн , дансны /журналын/ бичилтийн хэлбэрээр, тусгай маягтуудад тусгасныг НББ-ийн боловсруулалтын баримт гэж үзнэ.
Аж ахуй нэгж байгуулагад нийтлэг хэрэглэгдэх НББ-ийн хөтлөх аргачлалд заасны дагуу боловсруулалтын баримт хөтлөлтөнд дэлгэрэнгүй бүртгэл болон журналыг оруулж ойлгож болно.
Дэлгэрэнгүй бүртгэл нь авлагын болон өглөгийн дансны, бараа материалаарх хөрөнгийн, цалин хөлсний, зардлын зэрэг төрлүүдтэй байдаг.
Харин журнал нь ерөнхий ба тусгай гэсэн төрлүүдтэй байх ба бүх төрлийн ажил гүйлгээг бүртгэх журналыг ерөнхий, нэг төрлийн олон давтагддаг ажил гүйлгээг хуримтлуулан бүртгэдэг журналийг тусгай журнал гэж нэрлэнэ.
Хосолсон баримт нь ажил гүйлгээг гүйцэтгүүлэхийг тушаах, захирамж өгөхийн зэрэгцээ түүний гүйцэтгэлийг батлах биелэлтийг бичиж тэмдэглэдэг данс бүртгэлд туслах журам ,аргыг заах зэргээр зөвшөөрлийн болон гүйцэтгэлийн баримтын аль алиных нь шинжийг агуулсан баримт юм.
Хосолсон баримтанд тээврийн хэрэгслийн замын хуудас ,цалингын хүснэгт зэс бараан материалаарах хөрөнгийн шаардах хуудас зэргийг нэрлэж болно.
Анхан шатны баримт нь нягтлан бодох бүртгэл хөтлөх, санхүүгийн тайлан мэдээллийг үнэн зөв гаргах үндэслэл болдог тул түүнийг үйлдсэн, зөвшөөрсөн болон шалгасан ажилтан гарын үсэг зурж тамга тэмдэг дарсанаар уг баримт хүчин төгөлдөр болно. Баримт нь хүчин төгөлдөр болохын тулд түүнд зайлшгүй тусгагдвал зохих мэдээлэл буюу үзүүлэлтүүдийг агуулсан байна.
Баримтанд заавал тусгагдах үзүүлэлтүүд нь:
- Аж ахуйн нэгж,байгууллагын нэр
- Баримтын нэр
- Баримтын дугаар
- Үйлдсэн он, сар, өдөр
- Ажил гүйлгээний агуулга
- Хэмжих нэгж, тоо хэмжээ, нэг бүрийн ба бүгд үнэ/ заавал тоо ба үсгээр бичнэ/
- Баримтаар ажил гүйлгээ явуулахыг зөвшөөрсөн албан тушаалтны зөвшөөрөл /цохилт/ гарын үсэг, тамга тэмдэг
- Тухайн баримтаар дансны ямар харилцаа, бичилт хийсэн тухай тусгай тэмдэглэл зэрэг болно.
Дээрх үзүүлэлтүүд бүрэн тусгагдаж чадаагүй бол хуулийн хүчин төгөлдөр баримт гэж үзэхгүй. Ийм баримт нь бүртгэлд ажил гүйлгээг тусгах бичилт хийх үндэс болохгүй.
Аливаа баримтанд заавал тусгагдах шаардлагатай үзүүлэлт буюу мэдээлэл нь юу юу байж болохыг доорх жишээний баримтжуулалтаар төсөөлж гаргая.
Тухайлбал: Бараа материалаарх хөрөнгийн орлогын баримтанд, баримтын нэр, дугаар, огноо/ он, сар, өдөр/ баримт үйлдэгч байгууллагын нэр, бэлтгэн нийлүүлэгчийн /буюу худалдагч байгууллагын / нэр, хаяг, тээвэрлэгч /байгууллага, хүмүүс/-ийн нэр, хаяг, хүлээн авагчын нэр, албан тушаал зэргийг баримтын маягтанд тусгагдаг бөгөөд маягтын дунд буюу хүснэгтэлсэн хэсэгт хүлээж авсан зүйлийн нэр /хайрцаг, авдар, боодол, толгой, торх баглаа багцан дахь зүйлийн тоо ширхэг / үнэлэх нэгж тоо хэмжээ /сав боодлын болон нэгжийн тоо/, үнэ /нэгжийн үнэ ба бүгд дүн/, төгсгөлийн хэсэгт тухайн баримтаар бараа материалаарх хөрөнгийн үнийн дүнг тоогоор болон үгээр бичиж, уг үйл ажиллагаанд оролцогчид нэрээ гаргацтайгаар бичиж гарын үсгээ зурсан байх ёстой.
Баримт анх бичигдсэнээс эхлэн журнал, дэлгэрэнгүй бүртгэл болон ерөнхий данс хөтлөх , санхүүгийн тайлан бэлтгэх эдгээр мэдэллийг эмхэлж цэгцлэн архивт шилжүүлэх хүртлэх бүхий л үе шатыг баримт эргэлт гэдэг.
Нягтлан бодох бүртгэлийн үнэн зөв, бодитой, тасралтгүй, түргэн шуурхай байх зарчмыг хангахад баримт боловсруулалтын чанар цаг хугацааны нэн чухал байдагт анхаарах шаардлагатай.
Нягтлан бодох бүртгэлийн баримжуулалт нь:
1.Баримтанд тусгагдах ажил гүйлгээны агуулга ,мөн чанарыг тоодорхойлж таньж мэдэх :
2.Тодорхойлсон буюу таньж мэдсэн нягтлан бодох бүртгэлийн мэдээг баримтанд бичиж тэмдэглэх /баримт нөхөх/ гэсэн 2 үе шатаар явагдана.
Баримт нь нягтлан бодох бүртгэл хөтөлж, санхүүгийн тайланг үнэн зөв гаргах үндэслэл болдог тул түүнийг эрх зүйн талаас нь, бүрдэл үзүүлэлтүүдийн талаас нь болон түүнд тусгагдсан үзүүлэлтийн үнэн зөв эсэхийг зайлшгүй шалгах шаардлагатай байдаг.
Баримтын бүрдлийг шалгах гэдэг нь баримтанд байвал зохих үндсэн үзүүлэлтүүд бүрэн нөхөгдөж бичигдсэн эсэхийг шалгана гэсэн үг.
Ажил гүйлгээний хууль эрх зүйн талыг шалгах гэдэг нь баримтын гол утга санааг шалгах бөгөөд аж ахуйн үйл ажиллагааг явуулахтай холбогдон гарч байгаа ажил гүйлгээ нь зардлын норм, норматив хэрхэн мөрдөж байгаа, мөрдөж буй заавар, дүрэм журам, аргачлалтай хэрхэн нийцэж байгаа эсэхийг хянах, баталгаажуулахад оршино.
Баримтанд тусгагдах тоон үзүүлэлт ба үнийн дүнгийн зөв эсэхийг шалгах гэдэг нь баримтанд нөхөгдсөн тоо хэмжээний алдаа ташаарлыг шалгах явдал бөгөөд, үнэ бүхий зүйлийн тоо хэмжээг түүний нэгжийн үнээр үржүүлж нийлбэрийг зөв тодорхойлсон эсэхээр шалгана.
- Тооллого, түүний зорилго, ач холбогдол
Тооллого бол НББ-д тавигдах зайлшгүй шаардлагын нэг төдийгүй бүртгэл тооцооны хөтлөлт, өмч хөрөнгийн хадгалалт, хамгаалалт, зарцуулалт, ашиглалтанд хяналт тавих нэг гол хэрэглүүр тул түүнийг ННБ-ийн арга гэж үздэг. НББ-ийн мэдээлэлийн үнэн зөв, бодитой, материаллаг байх үндэс нь ажил гүйлгээг бүртгэлд зөв тусгахын зэрэгцээ хөрөнгө материаллаг нөөцийн байдалд бодит үнэлэлт дүгнэлт өгөх явдал байдаг.
Тооллого нь хөрөнгийн бүрэн бүтэн байдлыг газар дээр нь биечлэн үзэж шалгах хяналтын хэрэгсэл болно.
Тооллогын гол зорилго нь нь данс бүртгэлээр байвал зохих хөрөнгө бодит байвал дээр бэлэн байгаа эсэхийг тодорхойлох явдал бөгөөд тооллогоор хөрөнгө илүүдэх эсвэл дутвал түүнийг зохих журмын дагуу шийдвэрлэх шаардлагтай.
Тооллого явуулах зайлшгүй шаардлага шаардлага нь дараах шалтгаануудаас үүдэлтэй байдаг. Үүнд:
- Аж ахуй нэгж байгууллагаын мэдэлд ашиглагдаж байгаа болон нөөцөнд байгаа аливаа хөрнгө нь байгалын гамшиг , үйлдвэрлэлийн үсол, технологи зөрчигдсөнөөс эсвэл буруутай үйл ажиллагаанаас хамааран байвал зохих үлдэгдлээс багассан байж болно.
- Хөрөнгийн физик химийн шинж чанар, тээвэрлэлт, хадгалалтаас шалтгаалж хагарч няцрах, хатаж ширгэх, уурших, исэлдэх, чийгтэж норох, бургих замаар хорогддог.
- Нэг нэр төрлийн боловч хэмжээ, зэрэг дугаар солигдсоноос тухайн хөрөнгө байвал зохих үлдэгдлээсээ зөрөх нөхцөл үүсдэг.
- Хөрөнгийн хүлээн авах үйлдвэрлэл, үйлчилгээний хэрэгцээнд тавьж олгох явцад хэмжих, жигнэх, тоолохтой холбоотойгоор жин хэмжүүрийн алдаа гарч болдог.
- Нягтлан бодогч, эд хариуцлагын бэлтгэсэн тайлан тооцоог шалгахдаа анхаарал болгоомжгүй хандсанаас зөрүү үүсэх нөхцөл бий болдог.
- Нярав, эд хариуцагчдын ажлын хариуцлагаас шалтгаалан хөрөнгө дутагдаж гамшигдах, алдаж үрэгдэх явдал гардаг.
Тооллого явуулж үр дүнг тооллогын бүртгэлээр баримтжуулах ёстой.
Тооллогын бүртгэлд тоологдсон хөрөнгийн нэр, төрөл, зэрэг дугаар,хэмжих нэгж, тоо ширхэг, нэг бүрийн ба нийт үнийн дүнгээр тодорхойлж харуулах ба тооллогын бүртгэл болон тухайн хөрөнгийн бодит үлдэгдэл зөрүүтэй болон шалтгааныг тодорхойлж, зохих дансанд бичилт хийх шаардлагатай.
Тооллого нь хөрөнгө, материаллаг нөөцийн бодит үлдэгдлийг тодорхойлхоос гадна агуулахын эмх цэгц, хөрөнгийн зориулалтын дагуу зарцуулж буй эсэх, хадгалалт, хамгаалалтын технологыг хэрхэн баримталж байгаа эсэх, гадны болон дотоод орчны нөлөөлөл , эд хариуцагчдын ажилдаа хандах хандлаг, санаачлага болон аж ахуй нэгж байгууллагын дотоод хяналтын систем болон НББ-ийн хөтлөлтийн горимыг хамтад нь шалгахад чиглэнэ.
Тооллого явуулахын өмнө дараах бэлтгэл ажлыг хангасан байх шаардлагатай. Үүнд:
- Хөрөнгийн хадгалж буй байр агуулахын дотоод эмх цэгц, зохион байгуулалтыг сайжруулж, тооллогонд хамрагдах эд хөрөнгийг төрөлжүүлэн хураах, тооллого явуулсны дараа тусгайлан хураах юм уу, зөөвөрлөх орон зай гаргасан байна.
- Эд хариуцагч бүр хөрөнгийн орлого зарлагын хөдөлгөөний тайланг гаргаж, үлдэгдлийн бүртгэлийг үндсэн баримтын хамт санхүүгийн албанд хүлээлгэж өгнө.
- ААН байгууллагын дарга /захирал/ тооллогын комиссын тушаал гаргаж, тооллогын коммист ажиллах гишүүдийн бүрэлдхүүн болон тооллого явуулах хугацааг тодорхойлно.
- Тооллого хийхэд хэрэглэгдэх маягт, хүснэгт , бичиг хэрэгслийн материалаар хангана.
- Тооллогын явцад зайлшгүй актлах, устгах, өөр газар шилжүүлэх, худалдах эд хөрөншийг урьдчилан ялгаж салгасан байвал зохино.
Тооллогыг ААН байгууллагын эд хөрөнгийн хамрах байдлаар нь иж бүрэн ба хэсэгчилсэн гэж ангилна.
Иж бүрэн тооллого нь ААН, байгууллагын бүх төрлийн хөрнгийн биет байдлаар нь биечлэн шалгах тооллого юм. Иж бүрэн тооллогын хөрөнгийн ангиллын дагуу тогтоосон дүрэм журмыг үндэслэн явуулах бөгөөд биет хөрөнгийг жилийн эцсээр, бараа материалаарх хөрөнгийн хагас жилээр, бэлэн мөнгийн сар тутам тоолж байх зайлшгүй шаардлагатай. Хөрөнгийн тооллогыг:
ü Жилийн санхүүгийн тайлан гаргахын өмнө
ü Эд хариуцагч болон эд хөрөнгийн тооцооотой холбоотой ажилтан солигдох үед
ü Хөрөнгө дутагдсан, хөрөнгийн хууль бусаар зарцуулсан байж болзошгүй гэж үзсэн үед
ü Байгалын гамшиг гал түймэр зэрэг гэнэтийн аюулын дараа
ü ААН байгууллагын өөрчлөн байгуулсан, татан буулгасан, дампуурсан гэж зарласан үед тус тус заавал хийнэ.
Хэсэгчилсэн тооллого гэдэг нь ААН, байгууллагын зарим төрлийн эд хөрөнгийг хамарсан тооллого байдаг. Энэ нь иж бүрэн тооллогын зэрэгцээ явагдаж болох бөгөөд тухайн үеийн шаардлагаар жилд хэдэн удаа ч явагдаж болно. Хэсэгчилсэн тооллогыг сонин хэвлэлийн нийтлэл, ажиглалт, гадны болон дотоод мэдээлэлд үндэслэн явуулж болно.
Тооллогын шинж байдлаар нь цаг үеийн /төлөвлөгөөт/ ба гэнэтийн тооллого гэж ангилдаг.
Цаг үеийн тооллого нь урьдчилан заасан хугацаанд тогтмол явагдана. Үүнд: жил, улирал, сар, сарын дундуур явагдах тооллогууд хамрагдана.
Гэнэтийн тооллогыг хяналтын зорилгоор хөрөнгийн тодорхой нэр төрөл, эсвэл тодорхой эд хариуцагчдыг хамруулан явуулж болно.
Тооллогыг тооллогын комисс ААН, байгууллагын бүртгэлийн бодлогын баримт бичиг заасан журмын дагуу явуулна. Тооллогын комисс эд хөрөнгийн тооллогыг тогтоосон хугацаанд зааврын дагуу үнэн зөв, чанартай явуулж тооллогын явц үр дүнг комиссын хурлаар хэлэлцэж, тооллогын бүртгэлийн 2 хувь үйлдэж байгууллагын удирдлагад танилцуулан батлуулж, санхүүгийн албанд хүргүүлэх үүрэгтэй. Эд хөрөнгийн тооллогын бүртгэлд байгууллагын нэр, эд хөрөнгийн нэр төрөл хаана ашиглагдаж байгаа, хөрөнгийн чанар байдал зэргийг тэмдэглэхийн хамт тооллогын бүртгэлийн хуудас бүрийн ард тооллогын комиссын дарга, гишүүд, эд хариуцагч гарын үсэг зурна. Тооллогын дараа эд хариуцагч нарын тооцоог бодож хөрөнгийн илүүдэлийг орлого болгох ба дутагдлыг төлүүлэх, эсвэл зарлага болгож шийдвэрлэхийг эд хариуцагчын тооцоо бодсон баримтыг холбогдсон нягтлан бодогч 2 хувь нөхөн бичиж тооллогын комиссын гишүүд гарын үсэг зурж баталгаажуулна. Баримтын нэг хувь нягтлан бодогчид, үлдэх хувь эд хариуцагчид хадгалагдана.
Тооллогын бүртгэлийг тооллогод хамрагдсан хөрөнгөөр нь дараахи байдлаар ангилж болно. Үүнд : Түүхий эд материалын , бараа, бэлэн бүтээгдэхүүний, биологийн хөрөнгийн, үндсэн хөрөнгийн, бэлэн мөнгөний гэх зэрэг .
Худалдан авагчид бараа, бэлэн бүтээгдэхүүн борлуулах, бэлтгэн нийлүүлэгчээс хөрөнгө худалдан авах зэрэг ажил гүйлгээнээс үүссэн хоорондын тооцооны дансдын үлдэгдлийг тайлант үе бүрийн эцэст баталгаажуулж байх шаардлагатай . Харилцагч талуудын хооронд гарсан ажил гүйлгээг тодруулан тайлант үеийн эцэс дэх хоорондын тооцооны үлдэгдлийг баталгаажуулахдаа улирал, жилийн эцэст харилцагч талууд тооцооны үлдэгдлийн баталгааг үйлдэнэ. Шаардлагатай бол санхүүгийн тайлангийн хугацааны дундуур хийж болно. Тооцооны үлдэгдлийн баталгааг тооцоо үүссэн данс тус бүрээр хөтөлнө.
Хөрөнгийн тооллого явуулсанаар хөрөнгийн нэр төрөл тус бүрээр илүүдсэн эсвэл , дутсан дүнг тодорхойлно . Илүүдсэн эсвэл дутсан хөрөнгийг тодорхойлохдоо данс бүртгэлээр байвал зохих үлдэгдлээс тооллогын бүртгэлээр байвал зохих үлдэгдлээс тооллогын гарсан бодит үлдэгдлийг хасч тооцоолно. Тооллогоор илүүдсэн хөрөнгийг орлогод авах ба дутсан хөрөнгийг /дутагдал шамшигдал/ авлага үүсгэх, зардалд тооцох, эсвэл алдагдал болгох зэргээр дансанд тусгана.
Хөрөнгө илүүдсэн эсвэл дутсан шалтгаан өөр өөр байдаг учраас дансны бичилтийг дараахь байдлаар ялгаатай хийдэг.
Тухайлбал:
- Данс бүртгэлээр байвал зохих хөрөнгийн хэмжээ илүүдсэн нөхцөлд тухайн хөрөнгийн дансны Дт, холбогдох дансны Кт-ээс бичилт хийнэ. Жишээ нь: Хандиваар орж ирсэн хөрөнгийг
Дт Холбогдох хөрөнгө ххх
Кт Хандив капитал ххх
- Хэвийн хорогдлын тогтоосон норм хэмжээн дэх дутсан хөрөнгийн дүнгээр
Дт Үйлдвэрлэлийн нэмэгдэл зардал, Хуримтлагдсан ашиг ххх
Кт Холбогдох хөрөнгө ххх
- Эд хариуцагчийн буруугаас дутсан хөрөнгийг
Дт Эд хариуцагчаас авах авлага ххх
Кт Холбогдох хөрөнгө ххх
- Байгалийн гамшиг, аюулаас болж дутсан хөрөнгийг
Дт Хуримтлагдсан ашиг ххх